Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO sind der Ansatz einer Organisation zur Bewertung, Entwicklung und Implementierung von Kontrollen zum Schutz personenbezogener Daten.

Dabei ist die Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitern die wichtigste organisatorische Maßnahme, die in Bezug auf andere Maßnahmen regelmäßig umgesetzt werden muss. Jedes Unternehmen muss alle Arbeitnehmer, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, über die Pflichten und Verantwortlichkeiten für ihre Verarbeitung informieren.

Einige der organisatorischen Maßnahmen sind klassifiziert als:

• Sicherheitsrichtlinien und -bestimmungen für Mitarbeiter und Benutzer von Informationssystemen: (Richtlinien für sichere Kennwörter, Richtlinien zur Datenvernichtung, Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung von E-Mail und Internet, Richtlinien für saubere Desktops usw. )
• Rechte der Eigentümer von Daten: Arbeitnehmer müssen das Verfahren kennen, um die Rechte interessierter Parteien zu wahren. Zum Beispiel in Fällen, in denen das Recht auf Zugang, Berichtigung oder Löschung von Daten durch eine interessierte Partei beantragt wird.
• Einbeziehung der Geschäftsleitung: Dies ist ein wesentlicher Aspekt für den Erfolg des Unternehmens, da diese an der Entwicklung dieser Maßnahmen beteiligt sein und ihre Einhaltung unter Beweis stellen muss.

Allgemein definiert als Maßnahmen und Kontrollen, die sich auf die Systeme und technologischen Aspekten eines Unternehmens, wie Geräte, Netzwerke und Hardware beziehen. Diese Maßnahmen umfassen sowohl physische Sicherheit als auch IT-Sicherheit.

Aus der Perspektive der „physischen“ Sicherheit müssen folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Die Qualität der Schlösser und Türen, der Schutz des Büros durch Alarme und Videoüberwachung
• Wie man den Zugang zum Büro kontrolliert und wie Gäste überwacht werden
• Entsorgung von Elektronik- und Papierabfällen
• Wie man Computerausrüstung, wie z.B. Mobiltelefone, sicher aufbewahrt. 

Im IT-Kontext können sie manchmal als „Cyber-Sicherheitsmaßnahmen“ kategorisiert werden. Wir müssen also unter anderem folgende Faktoren berücksichtigen:

• Sicherheitssysteme: zum Beispiel die Sicherheit unseres Netzwerks und unserer Informationssysteme, ganz zu schweigen von denen, die persönliche Daten verarbeiten.
• Datensicherheit: die Sicherheit, mit der Sie die Daten in Ihren Systemen speichern. Dafür müssen Sie folgendes tun: Sichere Passwörter haben und diese vertraulich behandeln, getrennte persönliche und berufliche Nutzung durch Verwaltung von Benutzern, Rollen und Privilegien + Ihre E-Mails mit Anti-Spam- und Anti-Phishing-Systemen schützen
• Online-Sicherheit Ihrer Website: Gefilterter Zugriff auf bösartige Websites, Downloads mit Code, Warnmeldungen zur Erkennung von bösartigem Datenverkehr, Sicherheit für Wi-Fi-Netzwerke zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff oder unkontrollierten Geräten und möglichen Angriffen.
• Gerätesicherheit: Aktualisierung von Geräten und Computern, Installation eines Antiviren-Systems haben regelmäßige Aktualisierungen, Installation einer Firewall für Computer, auf denen eine automatisierte Datenverarbeitung stattfindet, Verschlüsselung von Daten, Dateien und/oder USB-Geräten

Nach Artikel 32 der DSGVO sollten technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung folgender Kriterien festgelegt werden:

• Stand der Technik
• Anwendungskosten
• Art, Umfang, Kontext und Verarbeitungszweck
• unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen

Die DSGVO enthält keine genaue Liste der TOMs, die in Unternehmen implementiert werden müssen, da alle Maßnahmen variabel und nach Ansicht des für die Verarbeitung Verantwortlichen anwendbar sind.

Dies sind einige Beispiele für technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen der DSGVO:

TM – Alarmanlagen 

TM –biometrische Zugangskontrolle                       

TM- Videoüberwachung des Zugangs zu Einrichtungen    

TM – Zugang mit personalisiertem Benutzernamen und Passwort.    

TM – Software-Antivirus für mobile Geräte installieren                

OM – „Sicheres Passwort“ Richtlinie    

OM – „Datenvernichtung“ Politik                        

OM- Zutrittskontrolle durch Rezeption/Pförtner    

OM- Besucherregistrierung/Besucherprotokoll

OM- Arbeiter- und Besucherausweise